e化新世紀! 教您email 怎麼寫才對!

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寫信的基本格式,並分成書寫信件及電子郵件兩類。信件的用語和風格還有分正式跟非正式,正式的像是寫給老師、老闆或客戶等,非正式的則是寫給朋友、家人等,而今天教的是信件的基本格式,所以基本上都可以套用喔!


salutations and greetings 開頭稱呼
信件中的開頭很重要,要根據信件的性質與對象使用不一樣的稱呼,以下提供常見的稱呼語。
Dear
幾乎適用於各種情況,對象可以是熟識的人、同事或老闆。但是根據不同的熟識程度,dear 一字會有不同的用法。如果你們很熟,可以只寫對方的名,但如果對方是同事或上司,男同事加 Mr.,女同事加 Ms.;如果知道這位女性的婚姻狀況,已婚要加 Mrs.,未婚要加 Miss。此外,如果你們之間不熟,就要以 Mr. 或 Ms. 加姓稱呼對方,或是連名帶姓稱呼。如果不確定對方的性別,用 dear 加姓名就可以了。
小編再為大家補充一下, Mr. 為「先生」,是 Mister 的簡稱,未婚或已婚的男性都可以此稱呼;Mrs. 為「太太」,是 Mistress 的簡稱,Miss 為「小姐」,用於未婚女性,Ms. 用於婚姻狀況不明的女性。
接下來我們以 Taylor Swift 這個名字為例,其中 Taylor 是所謂的名 (first name/given name),Swift 是姓 (last name/surname)。
Dear Ms. Swift 兩人不熟,較為正式的稱呼
Dear Ms. Taylor Swift 同上
Dear Taylor Swift 不清楚對方性別的情況下
Dear Ms. Taylor 兩人認識,但不清楚對方婚姻狀況的情況下
Dear Miss Taylor 已確認對方婚姻狀況,此為未婚的稱呼
Dear Taylor 兩人很熟的情況下

*補充*
稱謂後面記得加逗號,如 Dear Taylor,。
Dear sir or madam
這個稱謂用在當你不知道對方姓名的時候,這用法在以前比較常用,現在可能被視為老式的用法。
sir 用於男性,madam 用於女性。
To whom it may concern
如果不知道對方性別,且用在比較正式的情況下,就可以使用這個稱呼。這用法多用在公事上,尤其是當你寄信到一個公家機關或公司,不確定是寫個哪個特定的人的時候。
Good morning/afternoon/night
除了以對方姓名稱呼為開頭,當然也可以使用早安、晚安等用語,此用法不是那麼正式,不過祝對方有個美好的早晨,會為信件帶來增進關係的效果,建議用在剛認識的人身上,或已熟識的人也可以。
Hello/Hi
這個用法為非正式的用法,多用於電子郵件中,並且用在比較熟識的對象身上。

*補充*
如果收信對象超過一個人以上,可直接寫出他們的姓名,例如 “Hi John and Mary,” 或是 “Dear John, Mary, and Michael,”。如果對象是一個團體,可以直接寫 “Dear All,”。
closing lines 結論語句
在結尾用語之前,常伴有一句總結,以下提供我們寫信時最常使用的三種結論。
期待回覆類
I look forward to your reply.
等待您的回覆。
I look forward to hearing from you.
期待您的消息。
I look forward to seeing you.
期待見到您。
熱心服務類
Please advise if necessary.
若有任何建議,請您盡量提出。
If you require any further information, feel free to contact me.
如果有任何問題,歡迎與我聯繫。
Should you need any further information, please do not hesitate to contact me.
如果有任何需要,歡迎與我聯絡。
感謝客氣類
Once again, I apologize for the inconvenience.
很抱歉,造成您的不便。
I would appreciate your immediate attention to this matter.
關於您對此事的關注,我們十分感激。
Thank you for your kind cooperation。
非常謝謝您的合作。
Thank you for your assistance。
非常謝謝您的協助。
sign-offs 結尾用語
信快寫完了,最後就是結尾用語囉!如同中文信件的「敬上」、「謹上」等,英文信件也有分正式跟非正式兩類,建議大家依收件者與自己的關係,以及信件內容的正式性來決定要使用哪一類,以下提供常見的基本用語。
正式
Sincerely,
Thank you,
Yours truly,
Warm wishes,
Sincerely yours,
Respectfully yours,
非正式
Best,
Peace,
Warmly,
Cheers,
Regards,
Take care,
Best wishes,

*補充*
記得結尾語第一個字母要大寫,後面要加逗號,然後下面要接自己的名字喔。
範例
看完了基本的信件格式,就來看看以下兩個範例吧!第一個信件內容比較正式,另一個較偏日常用法。
letter
Dear Mr. Alex,
I am writing this letter to inform you that I have to take a sick leave from course due to the fever. Sorry for any inconvenience caused by my absence. I would review the material before next course. Feel free to contact me if you need further verification from my doctor. Thank you for your immediate attention to this matter.
Respectfully yours,
Shirley Huang
Alex 教授您好:
我寫這封信給您是因為我發燒了,今天的課想和您請病假。如果我今天的缺席對課堂造成任何不便,也先跟教授說聲抱歉,我會自行再趕上複習進度的。若教授需要醫生證明,也麻煩告訴我。謝謝教授願意抽空讀這封信。
學生 黃雪莉 敬上
email
Hi Angela,
I can’t go to course today since I’m severely sick. I got a fever last night. Can you please inform the professor on my behalf? By the way, please let me know if there’s any additional assignment from course. Thank you for your help.
Best,
Shirley Huang.
嗨 Angela:
我昨晚發燒,今天不能去上課了。你可以幫我跟老師請假嗎?對了,如果老師有出作業的話,再提醒我一下喔,謝謝你。
黃雪莉

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